IMPORTANTE

Al navegar por el blog aparecen, a veces, páginas de publicidad y/o alguna otra cosa extraña. En absoluto lo he provocado y están ahí porque no se cómo quitarlas. Perdón por la molestia.

16 agosto 2013

MI GTD DE TODO A 100



Sé que con este post me arriesgo a ser tirado directamente a los caimanes por tanto impulsor/usuario de GTD u otras herramientas de gestión de tareas, eficacia laboral, etc.
Son 40 años de actividad laboral impartiendo formación y gestionándola, por lo que a estas alturas lo he probado todo: listas de cotejo, mapas de actividades priorizadas, que esto lo delego, que lo otro lo hago, que aquello lo olvido, que lo de más allá con tanta lista y cuadro se me pasó, etc.
Desde que llegaron tan fuertes las TIC he probado, varias veces, con Remember the Milk, Nozbe, Evernote y alguna herramienta más que ahora no me acuerdo.
Siempre acabo fracasando en el intento por mi poca predisposición a encorsetarme con tanta lista, tanta prioridad, tanto documento para cuando me haga falta, etc.
He de decir también que de todas estas herramientas tengo un especial cariño a Remember the Milk. Es la que más se ha adaptado a mi propia idiosincrasia organizativa y con la que más a gusto me he sentido.
Desde hace unos meses he encontrado un sistema "de ir por casa" que me está dando muy buenos resultados. A veces pasamos por alto el que aquellas cosas más simples que el mecanismo de un botijo suelen ser las más útiles.
Lo comparto eso sí, sin la más mínima intención de sentar cátedra en estos temas (y en ningún otro) y, mucho menos, provocar a los partidarios de gestionar el tiempo propio hasta la exhaustividad con GTD, que algunos de ellos tienen blogs estupendos y los sigo con mucho interés.
Actualmente gestiono/controlo mis actividades laborales y privadas de la siguiente manera:
  • He abandonado Evernote (no del todo) y Dropbox y me estoy pasado a Google Drive progresivamente en todo lo que se refiere a gestión documental. Cada vez me meto más en el entorno Google para cualquier cosa.
  • Paso de listas de cotejo, listas de actividades priorizadas, cuadros de filosofía GTD, etc.
  • Utilizo el bloc de notas del smartphone para de una manera verbal guardar aquellas ideas o datos que puedan surgir cuando no estoy conectado a Google en los PC´s de oficina o casa.
  • Utilizo el calendario de Google que está permanentemente sincronizado en el smartphone. La edición la hago siempre en los PC´s. Supongo que cuando me compre una tablet también la usaré.
  • Ahora viene el truco del almendruco: Utilizo las TAREAS del calendario de Google para ir anotándolas a medida que surgen.
  • Al principio, como lo permite la herramienta, las clasifiqué en listas siguiendo la filosofía GTD. A los tres días pasé del tema, pues hay mejores herramientas para ello.
  •  Pasé a que las tareas las apunto tal cual, en otro color para distinguirlas de las anotaciones del calendario. La prioridad o urgencia de la tarea o actividad hace que se anoten en fechas inminentes a la actual o bien días o semanas más adelante.
  • A medida que se realizan son marcadas como hechas y se "limpian" del calendario.
  • Tareas poco urgentes o no prioritarias que no se han hecho se van quedado anotadas atrás en fechas pasadas, a medida que avanzan los días. Cuando la pantalla de mes vas a saltar se revisan esas tareas no hechas y se "adelantan" a fechas actuales o futuras para no olvidarlas.
  • Si la tarea es delegada la anoto encabezada con el nombre de la persona encargada.
  • La columna de la derecha de la pantalla en el calendario me permite ordenar por fecha si lo considero necesario, aunque uso más el arrastrarlas con el ratón a la celda de fecha que considere.
Sencillo y muy intuitivo. A mí me está funcionando y, sobre todo, no me tiene atrapado en la revisión diaria o sistemática de las listas de tareas estrujándome los sesos con que si esto o aquello es "proyecto", es "en espera" o es "algún día/quizá".
El único "pero" que le encuentro es que en el calendario del smartphone sólo me aparecen los eventos del calendario y no encuentro la manera de que aparezcan también las tareas. Si alguién sabe como solucionarlo le quedaré eternamente agradecido. Tampoco es mucho problema pues incorporándolas en el PC también las tengo en el movil, y viceversa, en una aplicación paralela.




5 comentarios:

dannielo dijo...

For implementing GTD you can use this web-application:

http://www.Gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

Jose Miguel Bolivar dijo...

Hola Luis,
Tomar algunas ideas de GTD y a partir de ellas "montar" un sistema que a ti te funciona no es usar GTD pero sí puede ser una estupenda idea. Lo que yo y otras personas que compartimos conocimiento y experiencias sobre GTD intentamos hacer es que la gente no se lleve a engaño y piense que GTD no le funciona cuando en realidad lo que están usando no es GTD sino otra cosa distinta, por mucho que se parezca a GTD. GTD, cuando se usa bien, funciona siempre ;)
Un abrazo!
JM

Luis López Punto Com dijo...

Gracias por tu comentario José Miguel.
Efectivamente lo mio no es GTD pero me es útil. Seguro que GRD bien empleado funciona y sirve.
Aprovecho para felicitarte por tus aportaciones que sigo habitualmente por lo interesantes que son.
Un abrazo!

Hotel Santa Marta dijo...

Gran publicación la que nos compartes, un buen articulo, saludos.

Muebles para oficina dijo...

En total acuerdo con el comentario anterior, la publicación resulto excelente, gracias.